چگونه روزهای پرکار آخرسال را مدیریت کنیم؟

آخرین ماه سال برای بسیاری از کسب و کارها شلوغ ترین زمان سال نیز محسوب می شود، راهکارهای زیر به شما کمک می کنند که از تاثیر منفی فشار زمان بر بهره وری بکاهید.

افزایش میزان مشتری ها برای برخی از کسب و کارها، لزوم جمع بندی سالی که رو به پایان است و تسویه حساب با مشتری ها از جمله مواردی هستند که باعث می شوند صاحبان برخی از کسب و کارها در روزهای پایان سال به اصطلاح حتی وقت سر خاراندن هم نداشته باشند. اگر فعالیت کاری شما نیز در میان این کسب و کارها قرار می گیرد، موارد زیر به شما کمک خواهند کرد که از پس مدیریت امور در ماه اسفند بربیایید. اما پیش از آن به خاطر داشته باشید که فشار زمان لزوما امری منفی نیست.

در واقع فشار زمان تاثیر دوگانه ای بر فعالیت کاری فرد دارد چرا که از یک سو می‏تواند به افزایش کارایی او بیانجامد و از سویی دیگر اگر فشار زمان استرس زیادی را به فرد وارد کند آنگاه ممکن است از کارایی فرد بکاهد. بنابراین هرچند که نمی‏توان اثر دقیق فشار زمان بر عملکرد افراد را شرح داد اما می‏توان ادعا کرد که کار کردن تحت فشار زمان با فعالیت های شغلی عادی متفاوت است. هنگامی که فشار زمان افزایش می‏یابد، برای مثال ضرب العجل ارایه یک محصول یا خدمت فرا می‏رسد و پروسه آماده سازی آن محصول هنوز پایان نیافته، ارزش زمان به شدت افزایش می‏یابد و اهمیت آن بیشتر احساس می‏شود. در این شرایط، راهکارهایی وجود دارند که می‏توانند به افزایش بهره وری بیانجامند:

1- امور را اولویت بندی کنید
اولویت بندی امور به آن آسانی که به نظر می‏رسد نیست. بهتر است زمانی را به اندیشیدن در مورد اولولیت بخشیدن به امور اختصاص دهید و حتی آن را روی کاغذ بنویسید. در غیراینصورت در ابتدا نمی‏دانید که از کدام کار آغاز کنید و همچنین هنگامی که مشغول انجام یکی از امور هستید، بخشی از تمرکز شما به کارهای باقی مانده معطوف می‏شود.

2- روی یک کار تمرکز کنید
برخی افراد هنگامی که چندین کار باقی مانده دارند و فشار زمان را نیز احساس می‏کنند،  به انجام همزمان کارها روی می ‏آورند اما حقیقت این است که تقسیم تمرکز بر روی چندین کار کمکی به افزایش بهره وری فرد نمی‏کند و در عمل انجام همه آن ها با هم به زمان بیشتری نیاز دارد

انتقال تمرکز از یک موضوع و پروژه به موضوع و پروژه دیگری باعث کاهش تمرکز و بهره وری ذهن می‏شود و تکرار این روند در واقع به انجام همه پروژه های آسیب می‏رساند.

3- همیشه در دسترس نباشید
طی فعالیت های روزانه معمولا عوامل بیرونی باعث بر هم خوردن تمرکز فرد می‏شوند. برای مثال نتایج یک تحقیق در آمریکا نشان می‏دهد که کارکنان دفاتر در هر ساعت 7 بار با مواردی مواجه می‏شوند که آن ها را مجبور می‏کند دست از کار بکشند و چنین مزاحمت هایی در طول روز حدود 2 ساعت از زمان کاری مفید فرد می‏کاهد. چنین مواردی ممکن است زنگ زدن تلفن و حضور سرزده یک همکار به دفتر شما باشد. بهتر است هنگامی که فشار زمان را به شدت احساس می‏کنید، خود را از دسترس افراد خارج کنید تا کمتر تمرکز شما را به هم بزنند. همچنین اگر می‏خواهید همچنان پاسخ تلفن را بدهید، پشت تلفن طوری صحبت کنید که تماس گیرنده متوجه بشود که طی چند ساعت آینده نباید با شما تماس بگیرد.

4- منابع اتلاف وقت را شناسایی کنید
هر فردی عاداتی دارد که باعث اتلاف وقت وی می‏شوند. برای مثال برخی از افراد بیهوده در اینترنت چرخ می‏زنند و بدون اینکه متوجه شوند مدت زمان زیادی را به شیوه ای غیرمفید در اینترنت می‏گذارند. برخی دیگر ممکن است زمان زیادی را به بازی را تلفن همراهشان اختصاص بدهند. به همین خاطر بهتر است منابع اتلاف وقت را شناسایی کنید و زمانی که رئیس شما منتظر آماده شدن پروژه است، از آن ها اجتناب کنید. در این صورت به مراتب وقت بیشتری برای انجام پروژه ها خواهید داشت.